IMPLEMENTACIÓN HRIS
Proyectos integrales de HRIS – Hoja de ruta del proyecto – Beneficios implementación – F.A.Q.
HRIS
Proyectos integrales de HRIS
Los sistemas de información de RRHH (también conocidos como HRIS por sus siglas en inglés) son soluciones integrales que permiten la digitalización de los procesos y la automatización de los flujos de trabajo relacionados con la gestión de Personas y la gestión del tiempo, agilizando y simplificando muchas de las tareas realizadas por los equipos de Personas y Cultura.
Los HRIS permiten una configuración personalizada de todas sus funcionalidades, por lo que cada proyecto se desarrolla totalmente a medida, poniendo el foco en transmitir la cultura de la compañía en cada interacción de los empleados con la plataforma.
En los proyectos integrales se gestiona y coordina de principio a fin, aunque también es posible no incluirla y encargar solo la implementación.
HRIS
Hoja de ruta del proyecto
Para llevar a cabo estos proyectos nos guiaremos por un roadmap con distintas etapas para asegurar que la implementación del HRIS cumple con las expectativas y objetivos del proyecto.
1
Análisis de requerimientos
- Estudio inicial del nivel de despliegue de procesos y digitalización actual del área de Personas para conocer «nuestro punto de partida».
- Análisis de requerimientos, diseñando una matriz de priorización (Must-Have, Nice to have, Won´t have) que nos ayudará a seleccionar la herramienta que más se adecúe más a las necesidades de la compañía.
2
Gestión del proyecto
- Definición y planificación del proyecto: Kick off, cronograma, asignación de roles y responsabilidades.
- Seguimiento del proyecto: Coordinación reuniones de seguimiento, actualización diagrama de Gantt, cumplimiento hitos y mitigación desvíos.
- Coordinación comunicaciones con proveedores tecnológicos y otros stakeholders externos así como con las distintas áreas de la compañía implicadas.
3
Implementación
- Configuración de las funcionalidades adquiridas y coordinación de las integraciones con otros SaaS.
- Testeos de las funcionalidades para validar la configuración realizada, asegurando que el cliente está satisfecho y que están listas para su lanzamiento a toda la compañía.
4
Formación
- Creación de una metodología de trabajo compartida, definiendo los procesos y procedimientos por los que que todas las personas se guiarán.
- Formación de los empleados según su rol de usuario: Workshops con Administradores y Responsables de equipo y píldoras formativas con Usuarios.
5
Go Live
Y por fin llega el día del lanzamiento:
- Activación de todos los empleados en el HRIS.
- Despliegue de todas las tareas planificadas para esta fase: Comunicación interna, presentación del proyecto y petición a todas las personas de que nos faciliten su feedback en unas semanas.
6
Acompañamiento
- Resolución de dudas y posibles incidencias durante las primeras semanas.
- Apoyo extra equipo de Personas con usuarios que tengan más dificultad para adoptar la nueva tecnología.
- Recopilación feedback usuarios (usabilidad el HRIS, dificultades encontradas y propuestas de mejora)
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Beneficios de la implementación de HRIS
PROCESOS MANUALES
Reducción de los tiempos destinados a realizar distintas gestiones y disminución de la posibilidad de cometer errores, adquiriendo agilidad y transparencia en todas las acciones.
UBICACIÓN INFORMACIÓN
Centralización del origen de datos, asegurando su origen desde el propio HRIS (pe. BBDD empleados, vacaciones pendientes de disfrute, resultados de las evaluaciones, formaciones recibidas, etc).
TRAZABILIDAD TAREAS
Permiten el seguimiento del estado de las tareas (pe. cumplimentación evaluaciones, gestión vacaciones solicitadas, etc) para hablar con los managers implicados y asegurar el progreso.
TRANSPARENCIA Y COLABORACIÓN
Potencian la comunicación fluida y constante, compartiendo toda la información entre personas (pe. comunicación onboardings o cumpleaños, reuniones seguimientos 1 to 1, etc)
GESTIONES DIARIAS
Incorporación de automatizaciones y distintos flujos de trabajo que agilizan las gestiones diarias (pe. solicitar una ausencia, revisar la nómina, consultar los datos de contacto de un empleado).
PEOPLE ANALYTICS
Con la generación de datos los HRIS facilitan la toma de decisiones objetiva, ya sea desde su manejo en la propia plataforma o a través de la API con su visualización con herramientas BI.
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F.A.Q.
Los proyectos se diseñan para satisfacer las necesidades específicas de cada cliente, lo que significa que los plazos de finalización del proyecto pueden variar. Sin embargo, el cronograma estándar suele demorar entre cuatro y diez semanas.
Este cronograma se ve afectado por muchas variables clave que impactan en la duración de los proyectos, como son:
- El tipo de estructura organizativa (centros de trabajo, número empleados, etcétera) y la complejidad de configuración de roles y permisos de los usuarios de la plataforma.
- El número de funcionalidades a implementar.
- Las integraciones a coordinar.
Se han definido inicialmente cinco etapas consecutivas que cubren todo el proyecto solo solución ent-to-end.
Esta hoja de ruta se puede adaptar y personalizar para cada proyecto, por lo que podréis seleccionar las etapas en las que os gustaría que os acompañara para abordar la transformación del área.
Es habitual que los procesos queden anticuados o que incluso no se haya tenido tiempo hasta el momento para ejecutarlos. Por este motivo, siempre que sea necesario lo añadiremos al alcance inicial del proyecto.
Para lograrlo, se incorporarán al proyecto personas con las que colaboro y que poseen un expertise específico (employer branding, comunicación corporativa, transformación cultural, evaluación del desempeño, entre otros).
Aunque alcanzar el éxito al implementar una herramienta en una organización es aparentemente una tarea sencilla, por la experiencia que he acumulado te diré que NO lo es:
- Destinarás un tiempo importante de tus semanas al proyecto y dejarás de lado otras tareas prioritarias que requieren de tu atención si no formas parte de un equipo amplio y/o con conocimientos en digitalización.
- Con el tiempo te darás cuenta de que la configuración de una plataforma no es solo una carga masiva de datos, sino que necesitas extrapolar las necesidades concretas de tu organización al SaaS para que funcione como necesitas.
- Necesitarás que el resto de personas de la compañía se involucren en el proyecto para que la implementación sea exitosa, por lo que necesitarás hacerles partícipes en todo momento y formarles en la utilización y buenas prácticas de la nueva plataforma.
- Tras la implementación surgirán imprevistos con los que no contabas (personas que hacen distintos usos de la plataforma, resultados no esperados, nuevas necesidades de funcionalidades/integraciones, etcétera).
