HOW-TO…
Cómo... Seleccionar el HRIS adecuado
Índice de contenidos
o1.
Introducción
Tras el análisis inicial de la situación de la compañía y de los requerimientos identificados que nos señalarán todas las características que el HRIS necesitará tener para alinearse con nuestras necesidades, necesitaremos tener en cuenta distintos aspectos, como por ejemplo:
El primer paso para seleccionar un HRIS es identificar el grado de digitalización actualdel departamento, para seguidamente analizar los requerimientos, tanto técnicos como funcionales, que el SaaS necesitará cumplir para ser seleccionado.
Este ejercicio servirá, además, como reflexión para identificar el gap entre lo que tenemos versus lo que queremos tener.
ALGUNAS DE LAS PREGUNTAS QUE NECESITAREMOS RESPONDER SON:
- ¿Se ha digitalizado algún proceso del área? En muchas compañías la adopción de la tecnología es la consecuencia de la necesidad de cumplir con distintas normativas (RDL del Control horario, Canal de denuncias, etcétera).
- En caso afirmativo, ¿he contratado los productos de distintos proveedores tecnológicos para abordar la digitalización? Es común que se cuenten con distintos softwares independientes que se han ido incorporando con el tiempo (pe. uno para el control horario, otro para las evaluaciones de desempeño anuales y otro para el canal de denuncias).
- ¿Cuáles son los procesos que necesito digitalizar a medio-largo plazo? Responderemos más adelante esta pregunta, pero la idea clave con la que nos tenemos que quedar es no pensar en la situación actual sino tener una visión amplia y largo-placista.
o1.
¿Qué criterios tengo que tener en cuenta para seleccionar el HRIS?
Tras el análisis inicial de la situación de la compañía y de los requerimientos identificados que nos señalarán todas las características que el HRIS necesitará tener para alinearse con nuestras necesidades, necesitaremos tener en cuenta distintos aspectos, como por ejemplo:
Aunque todos cuentan con un precio por nº usuarios activos (el histórico de usuarios deshabilitados no se facturará) y permiten seleccionar entre cuota mensual y anual (la 2ª con un descuento entre el 2-7%), sus estrategias de pricing son distintas:
1. Contratación por módulos: Por ejemplo contratar inicialmente la funcionalidad de evaluaciones y más adelante la de reclutamiento.
2: Contratación por grupos de funcionalidades: Por ejemplo contratar las funcionalidades de gestión del tiempo (control horario, vacaciones y ausencias, bolsas de horas, gestión de turnos) o de gestión del talento (onboardings, formación, evaluaciones y encuestas, etc).
3. Contratación de la plataforma completa: Permiten adquirir todas las funcionalidades bajo un único plan de precios.
La mayoría de HRIS tienen las mismas funcionalidades y especificaciones (pe. reclutamiento, evaluación del desempeño, organigrama corporativo y/o gestor documental). Por ese motivo, al investigar sobre el producto, aparentemente todas tienen lo mismo.
Pero… ¿Todas alcanzan a cubrir todos los requerimientos que he identificado?
Cada HRIS ha desarrollado su producto otorgando una profundidad distinta a cada una de las funcionalidades. Por tanto, posiblemente NO.
EJEMPLO 1: ¿Todos los HRIS tienen una funcionalidad de evaluaciones/encuestas? SI. Pero, ¿todos cuentan con eNPS donde conocer la puntuación global y la tasa de promotores, detractores y neutrales? NO.
EJEMPLO 2:
¿Todos los HRIS tienen una funcionalidad de reclutamiento? SI. Pero, ¿todos permiten realizar videoentrevistas y/o automatizar distintas tareas en cada fase del proceso de selección? NO.
Que el HRIS disponga en su marketplace las herramientas que necesitas (pe. calendario correo electrónico, Slack/Teams para comunicación interna, Suprema para fichajes biométricos) es un alivio, ya que agiliza enormemente la puesta en marcha de los diferentes SaaS.
El sector de los HRIS está en pleno auge. Son varias las plataformas que han recibido importantes rondas de inversión para seguir desarrollando producto, y se nota.
Sus equipos de producto publican novedades continuamente (ya sea mejoras en una funcionalidad o una nueva integración). Además, el material de apoyo y el «Help Center» se actualiza continuamente, por lo que para los administradores del HRIS (normalmente un miembro del equipo de HR/Personas) este hecho tiene un gran valor.
o2.
Next Steps
Una vez que se tienen en cuenta todos estos criterios comienza el momento de analizar qué soluciones HRIS son las que cumplen con nuestros requerimientos.
Para ello es necesario contactar con distintos proveedores, realizar demostraciones de la plataforma, testar el producto de forma gratuita (la mayoría ofrecen periodos de prueba de 14 días) para comprobar si cumple con las necesidades de digitalización y automatización identificadas y solicitar las propuestas económicas.
Acto seguido necesitarás elaborar un informe y programar una reunión para explicar a los stakeholders implicados en el proyecto el sumario ejecutivo y tu propuesta para finalmente comunicar la decisión final a los proveedores tecnológicos.
