HOW-TO…
Cómo... Crear un equipo de proyecto transversal
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HOW-TO…
Cómo... Crear un equipo de proyecto transversal
Cada proyecto de implementación de HRIS, aunque se suele pensar que es fácil y que la plataforma se pone a funcionar en unas horas, en la realidad requiere de la participación y colaboración de equipos transversales, compuestos por personas estratégicas que aportan el know how de su especialidad.
Por eso, el peso de estos proyectos no ha de caer sobre la persona del área involucrada, sino que la adopción de la nueva herramienta se necesita ver como un reto interdepartamental y compartido.
¿Qué roles son necesarios en un proyecto de implementación de HRIS?
Para alcanzar el éxito en un proyecto de implementación y conseguir que el resto de personas de la compañía abracen el cambio, es imprescindible hacer partícipes a distintas personas a lo largo del proyecto.
El equipo de proyecto se creará en función de la complejidad del proyecto (en estrecha relación con las funcionalidades e integraciones necesarias a implementar) y de los recursos disponibles, pero idealmente estos son algunos de los distintos perfiles con los que necesitaremos contar a la hora de realizar la asignación de tareas.
- HR/ Personas: Persona/s que tienen todo el conocimiento del área y que digitalizarán los procesos del área y personalizarán los workflows para cada una de las acciones.
- Responsable del proyecto: Responsable de planificar, ejecutar y hacer seguimiento de los progresos del proyecto, velando por cumplir la calidad de los entregables en los tiempos acordados.
- Marketing: Responsable de la comunicación interna de la empresa, para asegurar que la comunicación es transparente y continua a lo largo de todo el proyecto y que refleja los valores que se quieren transmitir.
- IT: Facilitará la gestión de todas las cuestiones relacionadas con las integraciones del HRIS así, la documentación de la API o la configuración de los accesos y aspectos relacionados con la seguridad.
- Administración: Persona que aportará en los proyectos donde se incluyan funcionalidades de nómina y/o gestión del tiempo.
- Legal: Ayudará a cumplir con toda la normativa (desde la documentación a firmar por los empleados para gestionar los fichajes con dispositivos biométricos o la revisión de políticas internas que sean susceptibles durante el proyecto).
- Personas que lideren el cambio: Para que un proyecto sea exitoso se necesita apoyarse de personas que ejerzan como verdaderos agentes del cambio, que apoyen y compartan las nuevas prácticas con el resto de sus compañeros y que faciliten la adopción de la nueva plataforma a lo largo de la empresa.
¿Por qué es positivo trabajar en proyectos con equipos transversales?
Algunos de los beneficios de los equipos transversales que suelen formarse en organizaciones que cuentan con una estructura matricial, son los siguientes:
COMUNICACIÓN
La comunicación efectiva juega un papel principal, al necesitar comunicar de forma clara, ya que muchas veces las personas hablan "en un idioma distinto" (pe. perfiles IT vs Personas/Marketing).
UNIÓN Y CREACIÓN NUEVOS LAZOS
Promueven la oportunidad de que los equipos se relacionen con personas de otros áreas, se conozcan mejor y sea un valor que se transmita a lo largo de la compañía.
ESPECIALIZACIÓN
Cada persona aportará al proyecto unos conocimientos y skills diferentes, haciendo que el resto del equipo conozca un poco más a qué se dedica y aprenda cosas nuevas.
DIVERSIDAD Y LIDERAZGO
Las posibles diferencias intergeneracionales de los equipos exigen de un estilo de liderazgo que contemple y potencie las posibles diferencias, convirtiéndolas en una ventaja competitiva.
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN
Facilitan la aparición de nuevas ideas y formas de hacer frente a las situaciones, que se traducirá en la creación de iniciativas y planes de acción novedosos y sólidos.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Agilizan la gestión de los posibles bloqueos de cualquier miembro del equipo o imprevistos que emerjan en los proyectos. Aportarán puntos de vista diferentes y soluciones distintas.
